6 passos para aplicar Kanban para a gestão de Portfólio de Projetos
De certa maneira, podemos encarar a gestão de portfólio de projetos com um fluxo de trabalho contíuno.
Bem, talvez não tão contínuo assim!
Ao longo do caminho de um projeto, ou de vários projetos, encontramos diversos obstáculos. Estes obstáculos podem criar atrasos nos projetos, provocar impedimentos, proporcionar novas decisões que podem mudar completamente o fluxo que estávamos seguindo. Ou não causar maiores danos.
Tudo vai depender do tamanho do obstáculo e também do tamanho do projeto.
Por isto, tratar a gestão do portfólio de projetos por meio do método Kanban, pode ajudar muito no dia-a-dia de um PMO.
Vejamos porque.
O método Kanban, criado por David Anderson (ANDERSON, D. Kanban - Successful Evolutionary Change for your Technology Business. Blue Hole Press. ISBN 0-9845214-0-2, 2010), possui seis principios. Vamos aplicá-los no contexto de um PMO.
1) Visualizar o fluxo de trabalho (workflow): Um fluxo de trabalho no PMO é o que chamamos também de estágios de um projeto ou ainda como um processo de funcionamento do PMO. Um fluxo bem simples e básico de um PMO, no que se refere aos estágios de um projeto, pode ser descrito da seguinte forma:
Previstos –> Em Andamento –> Concluído.
Ou
To do –> Doing –> Done
Desta forma, podemos colocar em cada estapa, a quantidade de projetos que temos no PMO. Neste quadro é obrigatório constar todo o trabalho existente, ou seja, todos os projetos existentes devem ser listados neste quadro.
E isto pode ser visto numa ferramenta de gestão do PMO ou mesmo em um quadro na parede.
2) Gerenciar e medir o fluxo: Dado que já visualizamos o fluxo de projetos do PMO e todos, podemo olhar para o quadro e ver o seu fluxo. Ou seja, vamos ver os gargalos, impedimentos, avanços e quantidade de trabalho entregue. Por meio de métricas simples, como lead time, podemos saber qual a velocidade em que o fluxo está se movendo.
3) Tornar as políticas do processo explícitas: No mesmo quadro onde estão listados os projetos serão descritas as regras do jogo. Ou seja, quais serão os acordos para que um projeto saia do estágio “previsto” para o estágio “em andamento” ou “concluído”.
4) Limitar a quantidade de trabalho em andamento (WIP): Este é grande segredo de sucesso de um PMO que utiliza o método Kanban. Se queremos que a velocidade de entrega de projetos aumente, o que deve ser feito é limitar o trabalho em progresso. Parece um pouco ilógico, porém, ao fazermos isto, estamos fazendo com que o fluxo, ou o sistema, tenha condições de funcionar de forma adequada. Aqui, podemos afirmar que, muitas vezes, menos é mais!
Limitar trabalho em progresso no PMO significa dizer que vamos priorizar os projetos que serão executados. Vamos focar os esforços nos projetos que irão aumentar a lucratividade do negócio, de forma sustentável, o mais cedo possível, ou irão resolver um problema crítico o mais rápido possível.
5) Reconhecer oportunidades de melhoria: Sempre há espaço para melhorar e otimizar o sistema. Logo, este é um trabalho que deve ser feito pelo PMO e Gerentes de Projeto, juntamente com a equipe envolvida nos projetos, a fim de buscarmos soluções conjuntas para a otimização do sistema.
6) Melhorar colaborativamente, evoluir experimentalmente: Por úlitmo, mas não menos importante, trabalhe o PMO de forma colaborativa. Proponha uma evolução experimental, ou seja, tenha um ambiente onde errar é possível e faz parte do processo de melhoria contínua dos processos.
Bom, é isto!
Até mais!