As 6 Melhores métricas que você deve usar na sua gestão de fluxo.

Empresas de tecnologia que trabalham para manter-se relevante em seu mercado, em sua maioria, parecem ser extremamente experientes fazendo algum tipo de transformação. Transformações ágeis, transformações digitais e transformações de DevOps são ondas enquanto as empresas tentam mudar a forma como trabalham na esperança de melhorar os resultados de negócios.

Medição e métricas são uma parte fundamental de qualquer transformação. Quando se trata de avaliar uma transformação - para ver se a agulha está se movendo na direção certa – métricas de desempenho estão em intenso escrutínio. As métricas de desempenho tradicionais, como a contagem do número de linhas de código e o número de bugs de software devem ser usadas com cautela, pois há bugs que não valem a pena ser consertados e código que não vale a pena manter. Essas métricas de desempenho da velha escola representam atividades, não resultados. Métricas de atividade irão dizer às organizações muito pouco sobre o verdadeiro impacto sobre as metas de negócios.

As métricas de atividade concentram-se no negócio, mas o negócio não equivale ao valor do negócio entregado. As pessoas podem estar notavelmente ocupadas durante o dia todo correndo de reunião para reunião sem aumento na receita de negócios ou redução de custos. As métricas tradicionais podem ser livres e fáceis de medir em ferramentas existentes, mas são benéficas? Pense sobre os comportamentos que ocorrem em sua organização por como as métricas podem incentivar as pessoas. O que medimos afeta as pessoas porque as pessoas valorizam o que é medido. Precisamos encontrar melhores maneiras de medir os resultados.

Então, o que medir? Considere as métricas de fluxo. As métricas de fluxo são métricas de desempenho que revelam tendências em resultados de negócios desejáveis — como tempo de entrada no mercado mais rápido, capacidade de resposta para clientes e prazos de releases previsíveis. Estes resultados empresariais desempenham um papel essencial nos esforços de transformação bem-sucedidos, uma vez que o nível para continuar a ser relevante no futuro continua a aumentar. As métricas de fluxo correlacionam-se com a geração e/ou proteção do valor comercial. Permita-me apresentá-los a seis poderosas métricas de fluxo.

1) Tempo de fluxo

O tempo de fluxo é uma medida de quanto tempo algo leva para concluir do começo ao fim. Você pode estar pensando, “Espere, isso é tempo de ciclo.” E você pode ter razão. Depende do contexto de qual definição você usa. Dependendo de quem você perguntar, “tempo de ciclo” tem significados diferentes e o relógio pode iniciar ou parar em lugares diferentes. Basta saber que o tempo de ciclo é um termo ambíguo e é por isso que que pode-se se usar o tempo de fluxo ao discutir métricas de velocidade. Como o tempo de fluxo é um termo desconhecido para a maioria, ele fornece uma oportunidade para definir claramente o significado. Fluxo é o valor puxado através de um sistema de forma suave e previsível, e é o primeiro dos três princípios fundamentais subjacentes para DevOps.

Para determinar onde iniciar o relógio para o seu contexto, escolha um ponto do fluxo onde você tem mais certeza sobre o item a ser trabalhado.

O relógio começa a fazer tique-taque quando a solicitação é aprovada e termina quando a alteração é executada e em execução na produção.

Em comparação, o relógio para lead time começa com a solicitação inicial do cliente. Mas semelhante ao bugs que não valem a pena corrigir, alguns pedidos do cliente não valem a pena fazer. Pegue a Apple, por exemplo. Com produtos populares, o número de mudanças solicitadas é tão alto que não é possível fazer triagem em todos os pedidos. Projetos populares de código aberto têm problemas semelhantes.

O tempo de fluxo tem uma hora de início e uma hora de término. Isso é tudo. O tempo de fluxo não pára o relógio só porque o fim de semana rola ao redor. O tempo de fluxo faz é ajudar a quantificar a probabilidade de completar x por cento do trabalho em tantos dias.

Coletando históricos tempos de fluxo que mostram, por exemplo, que 90% de um determinado tipo de trabalho é entregue dentro de 30 dias nos permite dizer que 9 de 10 vezes, nós entregamos esses tipos de pedidos dentro de 30 dias. Sabemos então que há uma probabilidade de 10% de que algum trabalho levará mais tempo. Isso é importante porque nos ajuda a nos tornarmos mais previsíveis com nossos clientes.

Tempo de fluxo, por outro lado, mede o tempo que leva para um item de trabalho ir a partir do ponto em que ele é aceito no fluxo de valor – ou seja, do seu primeiro “estado ativo” – para quando ele está disponível para o cliente (implantado ou entregue). Vamos quebrar isso um pouco. Todos os itens de trabalho passam por vários estados de fluxo como novo, em andamento, em dev, em revisão, verificação e assim por diante. Estes estados podem ser generalizados em quatro amplos estados:

• Novo (item de trabalho é criado)
• Ativo (quando o trabalho de adição de valor está sendo realizado no item)
• Aguardar (item está aguardando dependências externas)
• Feito (completo Estado)

UM item de trabalho pode ser “aceito” para o fluxo de valor em diferentes pontos do fluxo de trabalho. Por exemplo, incidentes que são defeitos escapados (um bug encontrado no software em produção) entrará no fluxo de valor assim que a triagem for completa e é determinado que um patch ou liberação de serviço é necessária. Novos aprimoramentos só podem ser aceitos em um fluxo de valor quando ele está agendado na lista de pendências.

Não há resposta certa. O primeiro “estado ativo” pode começar em pontos diferentes, em grande parte variando no produto e no tipo de trabalho. Como o tempo de fluxo só começa a partir do primeiro estado ativo do item de trabalho, o cálculo do tempo de fluxo exclui o tempo de triagem inicial e de priorização de negócios, mas inclui todos os estados que o item de trabalho atravessa ao longo de todo o ciclo de vida – desde o projeto, desenvolvimento, teste, verificação até a entrega.

2) Eficiência de fluxo

Boas métricas ajudam os outros a ver uma imagem mais clara e ajudam a definir expectativas mais precisas quando se trata de perguntas como: “Quando será feito?”. As datas de entregas dos projetos, atividades ou demandas, raramente levam em consideração o tempo de espera. O problema geralmente não está no tempo de trabalho — é no tempo de espera.

Pense sobre os atrasos das dependências em outras pessoas-tempo de espera importa mais quando se trata de quanto tempo as coisas tomam, do que o tamanho real do trabalho. Você terá mais chances de estimar com um grau de assertividade maior o tempo de espera do que o tempo de trabalho,  não porque você é bom em estimativas ou as cartas dos story points lhe disseram isto, mas sobretudo, porque o tempo de espera muitas vezes consome 85% ou mais de tempo de fluxo.

3) O relatório WIP

Uma equipe de treinamento que se concentra na produção de materiais de treinamento progride mais rápido na garantia de treinamento durante semanas, quando eles não estão também viajando para sites de clientes e falar em conferências. Uma equipe de marketing progride mais rápido quando eles trabalham em 7 iniciativas ao mesmo tempo em vez de 13. Estudantes universitários terminam sua lição de casa mais cedo quando fazem atividades de duas disciplinas ao invés de 3 ao mesmo tempo. Pode-se argumentar que depende da complexidade do trabalho. A lição de casa para três disciplinas de calouros pode levar menos tempo para completar do que o dever de casa para duas classes de nível de pós-graduação. E é por isso que é importante dividir o trabalho em lotes menores que podem ser concluídos e entregues rapidamente. Quanto mais rápido a entrega, mais rápido o feedback.

Muito trabalho em andamento (WIP) abre portas para mais dependências, mais prioridades conflitantes, mais trabalho não planejado para gerenciar, o que provoca atrasos. Capturar as tendências de WIP e compará-las aos resultados do tempo de fluxo pode ajudá-lo a ver a relação entre WIP e velocidade em sua organização.

Houve algumas grandes discussões em torno de coleta de dados e medição de ambos Fluxo Tempo e Lead Time, para ajudar as equipes a entenderem o quão rápido eles estão entregando resultados voltados para o cliente. Tais dados podem ser usados para obter insights vitais sobre como eles podem acelerar a velocidade de entrega e tempo de valor-insights que os iludir se eles dependiam unicamente de informações anedóticas.

Uma pergunta recorrente que mais me impressionou foi: “o tempo de execução será parte da estrutura de fluxo?”

4) Tempo de espera

O tempo de espera registra o tempo que um item ficou parado no fluxo. Ele vai evidenciar os gargalos, filas, dependências ou bloqueios, que fazem com que um item não seja executado. As pessoas que estão trabalhando no fluxo devem ficar atentas quanto ao tempo de espera e, assim que for identificado um alto grau de ocorrência de tempo de espera, atuar para que seja diminuído ou eliminado o mais rápido possível. Tempo de espera é sinal de desperdício do fluxo.

5) O relatório de envelhecimento

Relatórios de envelhecimento revelam o tempo que o trabalho tem sido estado no pipeline e não foi feito. Olhando para todo o trabalho que está no sistema há mais de 30 dias (ou 60 ou 120 dias) brilha uma luz valiosa sobre quanto desperdício está no sistema. Este exemplo compara a duração média dos itens de trabalho e destaca aqueles que estão demorando mais do que a média.

6) Distribuição de fluxo

Categorizar o trabalho em diferentes tipos de trabalho oferece suporte à alteração de prioridades de trabalho e filtragem de dados de relatório. A distribuição de fluxo mostra a proporção de destino (e o histórico) de tipos de item de trabalho, trazendo visibilidade para alocação de trabalho planejada. Quando o trabalho é categorizado, você pode filtrar o tipo de trabalho para relatórios, como os relatórios de WIP, que por sua vez podem ajudá-lo a melhorar suas alocações de WIP e sua previsibilidade.

Dependendo do contexto, as alocações podem precisar ser alteradas. Se você acabou de lançar uma nova feature, lidar com defeitos ou dívidas pode ter prioridade sobre a introdução de mais features. Se você continuar a fazer mais trabalho de novas features, ele vai roubar a capacidade de atender outros trabalhos, como a fixação de problemas relacionados para dívida técnica. Categorizar, por tipo de trabalho (ou demanda) ou por tipo de classe de serviço (ou por qualquer outro classficador que faça sentido para o seu contexto) e medir a distribuição do tipo de trabalho ajuda a priorizar adequadamente.

Mapeando métricas para resultados

Manter o ritmo com o futuro requer mudança. Quando se trata de transformar a forma como as equipes trabalham, considere mapear métricas para resultados desejáveis para melhorar as decisões durante as transformações – ou durante outros momentos cheios de incerteza.

Se o tempo para entrar no mercado é um dos seus resultados desejáveis, (porque as pessoas reclamam quanto tempo as coisas tomam), medir o tempo de fluxo pode ajudar os outros a ver o quanto tempo as coisas realmente gastam.

Se a eficiência é um dos seus resultados desejáveis, (porque as pessoas estão bloqueadas à espera de especialistas ou eventos), medir a eficiência do fluxo para ver onde existem gargalos, para que você possa se concentrar em áreas que irão melhorar o fluxo. Quando se trata de fluir, ele não faz muito bem para otimizar uma área que não é o gargalo.

Se as equipes estiverem lidando com trabalho não planejado e/ou prioridades conflitantes, meça a quantidade de WIP para expor equipes Superalocadas. Quando se trata de eficiência, o tempo é desperdiçado quando há muito foco na eficiência de recursos sobre a eficiência de fluxo.

Se o trabalho inacabado importante (como corrigir vulnerabilidades de segurança) for negligenciado, avalie a idade do trabalho parcialmente concluído para expor os riscos. Como uma ponte em construção, o valor zero é realizado até que seja concluído.

Se determinados tipos de trabalho importante (como a fixação da dívida técnica) não são priorizados em conformidade, medir a distribuição do tipo de trabalho para trazer visibilidade aos problemas relacionados com as alocações.

Dicas finais

Cuidado de cair na armadilha de otimizar para uma única métrica. Um foco na hiper velocidade pode não torná-lo mais previsível. Não há problema em relaxar em uma área para beneficiar todo o sistema.

As métricas de fluxo olham para as tendências ao longo do tempo – em vez de ver pontos de dados únicos isoladamente. Pergunte – estamos nos movendo na direção certa?

Se deixar de utilizar métricas não úteis existentes é um esforço muito grande de uma mudança para sua organização e é um foco com grande resistência, considere a captura de métricas de fluxo, além de suas métricas atuais e comparar os resultados. As experiências são uma ótima maneira de testar novas formas de trabalhar.

As medidas quantitativas são geralmente mais exatas do que percepções e experiências pessoais. Quando você está no joelho profundamente na transformação, métricas de fluxo pode ajudá-lo a tomar melhores decisões.

• Referências, ferramentas e mais informações
• focusedobjective.com (Troy Magennis)
• When Will It Be Done? (Dan Vacanti)
• getnave.com