As filas e a gestão de projetos e produtos

Qual o maior desafio, na realidade, na gestão de projetos ou produtos? Na minha opinião, sem sombra de dúvida, é o alto volume de trabalho em progresso, que se convertem em filas longuíssimas e quase infindável de coisas para fazer. Quem nunca lidou com um backlog interminável?

Na gestão de projetos ou gestão de produtos temos um grande problema a resolver. A filas de trabalho. As filas são a fonte oculta da maioria dos desperdícios no desenvolvimento. Elas estão escondidas dos sistemas financeiros, ou seja, não se contabiliza o custo de não entregar uma atividade no prazo acordado e nem ao menos se conhece de forma objetiva o custo da espera dos itens no fluxo. Quando estou em um cliente para ajudá-lo a identificar os problemas de atraso de entrega por exemplo, uma das primeiras ações que faço é olhar para o quadro kanban do serviço em questão.

Um grande dificultador para lidar com filas é o formato que as filas tem no trabalho do conhecimento, conhecido como trabalho criativo ou trabalho do conhecimento. É o trabalho que é feito hoje pela maioria das pessoas envolvidas em produtos digitais por exemplo. Por serem compostas por informações, e não objetos físicos, são difíceis de detectar no local de trabalho. As filas aumentam o tempo de ciclo, os gastos, a variabilidade e o risco. Elas retardam o feedback, reduzem a qualidade e diminuem a motivação.

Reduzir as filas é a chave para melhorar o desempenho do desenvolvimento de produtos, gestão de projetos e entrega de serviços. As filas são causadas pela variabilidade e pela alta utilização da capacidade. Aumentar a utilização da capacidade aumenta as filas exponencialmente.

Aumentar a variabilidade aumenta as filas linearmente. A maior parte do dano causado pelas filas ocorre quando elas estão em estados de fila com alto volume de itens, ou seja, fila alta. Esses estados de fila alta podem ser muito persistentes. Eles devem ser corrigidos com respostas decisivas e rápidas.

Podemos afetar as filas pela estrutura de nossos sistemas de fila. Em particular, quando compartilhamos uma fila comum para vários servidores (servidores é um termo técnico na teoria de filas, entenda aqui servidores como sendo pessoas atendendo a uma fila de itens de trabalho, por exemplo), podemos aproveitar o agrupamento de variabilidade. Ter mais pessoas atendendo a uma fila é muitíssimo melhor e mais produtivo do que ter diversas filas individuais no fluxo de trabalho. As filas individuais são proporcionadas por alta especialização no atendimento dos itens em fluxo.

O tamanho ideal da fila ocorre quando equilibramos o custo da capacidade contra o custo do atraso. Como esta é uma otimização em forma de U, podemos capturar a maioria dos benefícios sem encontrar uma resposta perfeita. No entanto, devemos evitar pontos de alto custo nesta curva em U, como operar perto de 100 por cento de utilização da capacidade. A disciplina de filas oferece uma maneira de reduzir o custo de uma fila sem reduzir o tamanho da fila. Ela faz isso atendendo a trabalhos com um alto custo de atraso antes de atender a trabalhos com um baixo custo de atraso.

Temos duas ótimas ferramentas para analisar as filas. Uma delas é o CFD. A outra é a Fórmula da Lei de Little. O CFD é uma das maneiras mais úteis de visualizar e analisar filas. É uma ferramenta prática para o controle diário. A Fórmula de Little nos fornece uma maneira poderosa de relacionar os tamanhos das filas e o tempo de ciclo.

Com absoluta certeza, eu posso afirmar com larga experiência, que melhorar a gestão de filas nos seus fluxos de trabalho irá maximizar resultados positivos para a gestão do seu produto, com todo o seu portfólio de projetos e demandas que precisam ser entregues aos seus clientes. Na maior parte das vezes você não precisa necessariamente ter que contratar mais e mais pessoas ou mesmo novas ferramentas de gestão para melhorar resultados. Basta somente olhar para as filas existentes no seu fluxo, como uma boa visualização de todo o trabalho em progresso, para podermos identificar os gargalos, atrasos e demais impedimentos no sistema.

Resumindo:

1. Filas de trabalho são um problema significativo na gestão de projetos e produtos.
2. São fontes ocultas de desperdício no desenvolvimento, afetando tempo de ciclo, gastos, variabilidade e risco.
3. Reduzir filas é crucial para melhorar desempenho e entrega de serviços.
4. Filas são causadas por variabilidade e alta utilização da capacidade.
5. Estratégias para lidar com filas incluem otimização do tamanho da fila e uso de ferramentas como CFD e Lei de Little.
6. Melhorar a gestão de filas pode maximizar resultados sem necessidade de contratações adicionais ou novas ferramentas.