Como realizar uma gestão moderna de projetos e produtos

Um conceito muito comum ligado ao gerenciamento projetos, produtos, demandas, Operações ou Pessoas, que estão de certa maneira envolvidas com o mundo da T.I., envolve empreender esforços para terminar projetos dentro do prazo, custo, escopo previamente definido. Ou seja, serem eficientes.

Fazer algo de maneira correta. Não necessariamente fazer o que deveria ser feito.

O que leva os gerentes de projeto a tratar as retrições de horas disponíveis de trabalho e, de alguma forma, prever quando as entregas dos projetos serão realizadas.

Para tanto, se perdem em criar planos detalhados e extensos de todos os requisitos necessários para se desenvolver uma solução que, por natureza, é complexa e imprevisivel.

Diversas ações para minimizar as variações de prazos, diminuir riscos não pensados e podem acontecer a qualquer tempo, são pensadas e planejadas, aumentando assim, a ineficiência do sistema como um todo.

Tudo isto, que pode funcionar, em um grau de probabilidade não muito alto, bem para empresas com baixo desempenho, pode efetivamente prejudicar os esforços de desenvolvimento de produtos.

Stefan Thomke e Donald Reinertsen, no artigo https://hbr.org/2012/05/six-myths-of-product-development, citam 6 mitos sobre gestão e desenvolvimento de produtos, que podem nos ajudar a repensar como estamos tratando de forma efetiva a gestão nas nossas empresas.

Mito 1: alta utilização de recursos irá melhorar o desempenho.

A maioria dos gerentes não levam em conta a variabilidade intrínseca do trabalho de desenvolvimento. Eles não entendem como as filas afetam o desempenho econômico. No desenvolvimento de produtos, o estoque de trabalho em processo é predominantemente invisível.

Para combater este mito, é necessário mudar os sistemas de controle de gerenciamento. Buscar aumentar a capacidade de maneira seletiva e limite o número de projetos ativos. Tenha em mente uma forma de constanmente faciliar a visualização do inventário do trabalho em processo.

Mito 2: O trabalho de processamento em grandes lotes melhora a economia do processo de desenvolvimento.

Uma segunda causa de filas no desenvolvimento do produto (ou gestão de demandas em geral) é o tamanho do lote. A redução dos tamanhos do lote é um princípio crítico da fabricação enxuta. Este mito pode ser combatido por memio de pequenos lotes de trabalho, que permitem que os desenvolvedores da solução reduzam o trabalho em processo e acelerem o feedback, o que, por sua vez, melhora os tempos de ciclo, a qualidade e a eficiência.

Ao diminuir o tamanho dos lotes, uma empresa melhorou a eficiência do teste de produtos em 220% e diminuiu os defeitos em 33%.

Portanto, é importante frisar que:

• Diminuir o tamanho do lote de entregas favorece a uma constância maior de valor agregado dos projetos para a operação
• Aumenta a confiança do usuário
• Permite maior capacidade de entrega de projetos

Mito 3: Nosso plano de desenvolvimento é ótimo; Nós só precisamos ficar com isso.

Os autores afirmam que, em todos os nossos trabalhos de consultoria e pesquisa, eles nunca encontraram um único projeto de desenvolvimento de produto, cujos requisitos permaneceram estáveis ao longo do processo de design. No entanto, muitas organizações colocam fé desordenada em seus planos.

Eles atribuem quaisquer desvios para o gerenciamento e a execução precários e, para minimizá-los, acompanhem cuidadosamente cada passo contra metas e marcos intermediários. Esse pensamento é bom para atividades altamente repetitivas em processos de fabricação estabelecidos. Mas isso pode levar a resultados ruins na inovação de produtos, onde novas idéias são geradas diariamente e as condições mudam constantemente.

Mito 4: Quanto mais cedo o projeto for iniciado, mais cedo ele será concluído.

O tempo ocioso é um anátema para os gerentes. Existe um penssamento arcaico, impregnado nas nossas mentes, que nos diz que temos que estar 100% do tempo ocupados. Com certeza você já esteve em um congestionamento ou engarrafamento de trânsito. O sistema, nos momentos de engarramento, está 100% ocupado. Ele se move? Não!

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Os gerentes tendem a explorar qualquer tempo de inatividade iniciando um novo projeto. Mesmo que a tarefa não possa ser completada porque as pessoas devem retornar a outro projeto, os gerentes argumentam que qualquer coisa realizada no novo projeto é trabalho que não precisará ser feito mais tarde. Esse pensamento leva as empresas a iniciar mais projetos do que podem perseguir vigorosamente, diluindo recursos.

Você precisa parar de começar e começar a entregar!!!!

Mito 5: Quanto mais recursos colocarmos em um produto, mais clientes gostariam.

As equipes de desenvolvimento de produtos parecem acreditar que a adição de recursos cria valor para os clientes e subtraí-los destrói o valor. Queremos constanmente, no que se refere a software, fazer mais uma funcionalidade, mais um pequeno ajuste, para, de maneira milagrosa, agradar ao cliente. Esta atitude explica por que os produtos são tão complicados: os controles remotos parecem impossíveis de usar, os computadores levam horas para configurar, os carros têm tantos interruptores e botões que se assemelham aos cockpits do avião, e até mesmo os fogões agora vem com um display manual e LCD.

Mito 6: Teremos mais sucesso se o fizermos bem na primeira vez. (eficiência x eficácia)

Para evitar erros, as equipes seguem um processo linear em que cada etapa (especificação, projeto, compilação, teste, escala, lançamento) é cuidadosamente monitorada em “portões” de revisão.

Muitos projetos de desenvolvimento de produtos não conseguem atingir seus objetivos para orçamentos, horários e desempenho técnico. Indubitavelmente, um planejamento pobre, processos rígidos e liderança fraca desempenham um papel por vezes ineficiente e extremamente defeituoso. Mas outra causa que muitas vezes é negligenciada é a demanda dos gerentes de que suas equipes “conseguem isso na primeira vez”. Exigir sucesso na primeira execução faz com que as equipes busquem as soluções menos arriscadas, mesmo que os clientes não as considerem muito melhores do que as soluções que já estão disponíveis no mercado. Pior ainda, as equipes têm pouco incentivo para buscar soluções inovadoras para os problemas dos clientes.

Portanto pessoa, é necessário evoluir experimentalmente, em lotes pequenos, para diminuir risco e desperdício. Desenvolvimento de produtos, principalmente no que se refere à software, precisa ser tratado de forma diferente, mais inteligente e mais científica.