Gestão de Mudanças e de Projetos com Kanban
Como usar o Método Kanban — pragmático, acionável e baseado em evidências — para conduzir mudanças evolutivas em projetos, combinando estressores, limites de WIP e feedback.
Toda vez que ouvimos falar a palavra projeto nos traz a nossa mente um entendimento que algo vai ser mudado. Quando queremos fazer alguma reforma em casa, realizar uma viagem, a chegada de mais um filho na família. E até mesmo mudanças nos produtos que temos na nossa empresa ou unidade de negócios são sinônimos de projetos.
Projetar significa em sua raiz latina, projectum, “algo lançado à frente”. Em outras palavras, executar um projeto é executar mudanças.
Bem, e como então devemos conduzir mudanças de forma eficaz no dia a dia do nosso trabalho?
A minha sugestão é: utilize o Método Kanban para realizar mudanças. O Método Kanban possui orientação pragmática, é acionável (exequível) e é baseado em evidências.
O que significam estes termos?
Pragmática: é possível realizá-la.
Acionável: você sabe o que fazer.
Baseada em evidências: nunca ensinamos nada ou oferecemos orientação a menos que já tenhamos observado que funcione.
Esses valores centrais têm guiado o desenvolvimento do Método Kanban desde o início. Atribuo, em grande parte, a robustez do Método Kanban e sua eficácia no mercado a esses valores subjacentes. Kanban funciona porque sempre nos concentramos em promover orientação pragmática, acionável e baseada em evidências. É mais difícil de fazer: leva tempo para coletar as evidências. A orientação é extraída e abstraída da experiência do mundo real.
O importante é que o Método Kanban nos convida a realizar mudanças na organização, através de suas práticas e princípios. E o melhor, é que estas mudanças podem ser feitas de maneira evolutiva.
Mas, o que é uma mudança evolutiva? Como executar uma mudança evolucionária?
A mudança evolutiva necessita de um estímulo ou fator de stress para provocar discussão e motivar a mudança. Precisa de um mecanismo de feedback para avaliar questões e propor mudanças, e precisa de atos de liderança para assumir o risco de implementar mudanças e perseverar nelas o tempo suficiente para garantir o seu sucesso.
Estes elementos compõem o que chamamos de mudança evolucionária:
- Estressor
- Mecanismo de retorno
- Ato de liderança
Embora existam muitas práticas que podem atuar como estressores, limitar o trabalho em andamento com um sistema kanban é um excelente meio para introduzir tal estresse.
Por exemplo, se há sinais de atrasos nas entregas de projetos, se os clientes estão insatisfeitos com prazos e estimativas para as entregas acordadas, se têm poucas entregas sendo realizadas, é um bom motivo para iniciarmos uma melhoria no fluxo, através de uma mudança evolucionária, que é a inclusão de limites de WIP (work in progress – trabalho em progresso). Limitar WIP significa dizer que não podemos nos comprometer com todo o escopo de todos os projetos ao mesmo tempo e teremos que fazer escolhas.
Métricas como diagramas de fluxo cumulativos e histogramas de lead time, juntamente com as cadências Kanban, como a revisão da entrega de serviços, fornecem os mecanismos de feedback. Assim, o Método Kanban codifica e prescreve dois dos três elementos necessários para a mudança evolutiva e cria as oportunidades – as reuniões e revisões – para encorajar os atos de liderança necessários para invocar ações que criem melhorias. São as práticas de gestão do Método Kanban que impulsionam a melhoria evolutiva.
Experimente as práticas do Kanban e os seus princípios para impulsionar, de maneira evolutiva, as mudanças que a sua organização e principalmente o seu cliente necessita.