Gestão de Portfólio melhor com Kanban!

Sim, é possível melhorar a gestão de portfólio de projetos com Kanban. Um dos grandes problemas da gestão de projetos é o lote de trabalho.

A gestão de projetos não é algo recentemente documentado pela humanidade. Vem de milênios! Os egípcios tiveram que gerenciar recursos, lidar com restrições, riscos, qualidade, custos e prazos para entregar as pirâmides. Os romanos, no Império Romano, construíram magníficas obras de engenharia, igualmente, lidando com diversas restrições.

Tem sido assim sempre.

Nos últimos 50 anos tivemos um avanço com maior rigor nos controles e métodos de gerenciamento de portfólio de projetos. Técnicas elaboradas, modelos matemáticos e análises de riscos robustas foram incluídas às técnicas de gestão.

Centenas de milhares de portfólios e seus projetos foram executados usando métodos modernos e atualizados. Hidrelétricas, aeroportos, prédios dos mais diversos tipos e portes, estradas, refinarias de petróleo, cidades inteiras, são exemplos de portfólios de projetos executados nos últimos 50 anos.

Mas, e daí?

Bom, a questão é que em um determinado ponto no tempo este método tradicional de gestão de portfólios de projetos foi transposto ipse literis para a gestão do trabalho do conhecimento. Modelar diversos níveis de “quadros kanban” e dar nomes anedóticos querendo dar um ar de complexidade muito acima do que é a realidade de fato, não resolve o problema. Aplicar um modelo fixo e que não tolera variabilidade, muito menos.

Tentou-se encaixar um modelo de gestão de portfólio tradicional, que se aplica a um conjunto de problemas, em um outro mundo, do trabalho do conhecimento, onde esse modelo não lhe era cabível.

No final dos anos 90 uma nova linha de pensamento para o gerenciamento do trabalho do conhecimento começa a surgir. Trata-se dos estudos sobre gestão de fluxo que Don Reinertsen traz ao mercado. Estes estudos servem de base matemática para o método Kanban, que começava os seus passos como um caminho alternativo à agilidade, com David Anderson, já em meados dos anos 2000.

E o que este modelo de gestão de fluxo aplicado à gestão de portfólio pode ter de mais útil que uma gestão de portfólio tradicional?

Em vários pontos, dos quais podemos destacar:

1. Um modo muito melhor de gerenciamento de filas, fazendo uso de um sistema puxado de trabalho com compromisso adiado.
2. Uso racional de lotes de trabalho, reduzindo-os ao menor possível, sem perda de valor para o cliente.
3. Nem só de eficiência vive a gestão de fluxo. Não que seja ruim, mas a busca por eficiência a qualquer preço é inviável.
4. Variabilidade é inerente ao trabalho do conhecimento. Saiba lidar com ela, utilizando a gestão de fluxo, e será feliz!
5. O que é melhor? Estar em conformidade com um plano ou servir bem ao cliente? Gestão de Portfólio tradicional e seus aparatos (PMOs, VMOs, etc.) tendem a buscar a conformidade. Gestão de Fluxo de Portfólio busca servir ao cliente, melhorando serviços de forma contínua.
6. Melhor entendimento dos custos de atraso dos projetos através de uma efetiva gestão de filas.
7. Custos de transação e coordenação mais enxutos, fazendo uso de critérios decisórios (políticas explícitas) para gestão do portfólio. Estes critérios decisórios tornam mais produtivas as ações de alinhamento, seleção, descarte, sequenciamento e entrega dos projetos do portfólio.

Não complique o que é simples! Entenda a sua realidade e comece a melhorá-la com pequenas e contínuas mudanças.

E não queira enganar-se: atividades agrupadas sob um mesmo propósito e que têm início, meio e fim, e têm restrições de execução, são chamadas de projetos!