Transparência, colaboração e confiança

Transparência é uma ferramenta muito poderosa para uma gestão de fluxo. Usá-la da forma correta irá trazer muitos benefícios.

Fazer uso da transparência é fazer com que as informações sobre seu trabalho e seu progresso fiquem facilmente acessíveis e disponíveis.

Um dos pilares do método Kanban é a transparência. Transparência do que é o fluxo de trabalho. Transparência sobre as atividades a serem realizadas. Transparência sobre os problemas do fluxo: gargalos, impedimentos, bloqueios, atrasos, mais itens iniciados do que finalizados. A visualização se tornou um elemento central do Kanban a partir de 2007. Compartilhar abertamente informações sobre o estado do trabalho e seu progresso é essencial para o método.

Use a transparência para mostrar como as tarefas de trabalho se alinham aos objetivos táticos, operacionais e estratégicos da organização. Este artifício da transparência é um estressor para mudanças que vem sendo aplicado em praticamente todas as implementações que utilizam o método Kanban para melhoria contínua.

Como? Através de um quadro (físico ou digital) você expõe a realidade do fluxo de trabalho. Não tem para onde ir. A verdade estará lá, visível a todos. Relatórios e gráficos irão compor esta visualização, exibindo tendências do processo de trabalho e suas entregas.

No entanto, nem todas as pessoas valorizam a transparência. De fato, em muitos gerentes de nível médio derivam seu poder e controle do controle de informações e da elaboração cuidadosa de comunicações revelando apenas o quanto achar adequado para controlar o comportamento acima e abaixo deles. A coleta, a filtragem e o controle de relatórios de informações também fornecem trabalho ocupado por muitas pessoas. Transparência é um valor que pode encontrar resistência em diversos grupos de pessoas, em várias camadas hierárquicas. A apreciação pela transparência deve vir com a liderança para afastar o medo de repercussões das informações que fornece.

A transparência pode revelar a realidade, muitas vezes, brutal, do mau desempenho. A vontade de abraçar realidade como um passo em direção à melhoria da capacidade e desempenho, a fim de valorizar transparência.

Por outro lado, a transparência fortalecerá a colaboração. Colaboração se trata de abraçar a ideia de que os resultados da equipe ou do grupo são mais importantes do que o desempenho ou a habilidade individual é essencial para o Kanban. Em um ambiente que aplica o método não há espaço ou lugar para os individualistas, egocêntricos, egoístas ou narcisistas prosperarem. No entanto, colaboração não precisa significar sentar-se juntos, trabalhando diretamente em pares. Significa simplesmente que há um reconhecimento de uma meta compartilhada e facilitação para permitir que duas ou mais pessoas contribuam. A colaboração também reconhece que silos organizacionais não devem significar que há um foco egoísta na eficiência ou otimização da localização. Se uma equipe em um fluxo de trabalho melhora, mas todo o fluxo de trabalho não melhora, não há mais valor agregado para o cliente. A colaboração abrange fluxos de valor.

A colaboração não implica reorganização em equipes multifuncionais. Kanban é o método “comece com o que você faz agora”. Não é o método “primeiro reorganizar em equipes multifuncionais”. Os valores do Kanban aprimoraram a colaboração em toda a estrutura organizacional que você já possui. Uma verdadeira implementação Kanban não envolve uma reestruturação organizacional desde o início.

Eliminar a burocracia e substituí-la por confiança, transparência e colaboração reduz custos de transação nos negócios, elimina o desperdício e gera um dividendo de confiança que beneficia todas as partes envolvidas.

Seja transparente. Colabore. Exerça atos de liderança e pratique a confiança. Sim, a confiança se dá por meio de atos. Não por palavras.